Les réunions d’affaires jouent incontestablement un rôle fondamental dans le fonctionnement quotidien des organisations. Par exemple, elles offrent des possibilités de brainstorming où les buts et les objectifs de l’entreprise peuvent être discutés pour permettre la croissance de l’organisation.
Par conséquent, un chef de projet ou un propriétaire d’entreprise doit comprendre ce qu’elles impliquent pour permettre la création de valeur. Nous démystifions ici les différents types de réunions d’affaires et les conduisons de manière à en tirer le meilleur parti.
Entrons dans le vif du sujet :
Types de réunions d’affaires
1. Réunions formelles
Comme son nom l’indique, ce type de réunion est basé sur le règlement intérieur, la constitution, les règles ou les statuts d’une organisation.
En principe, un seuil spécifique doit être atteint pour que ces réunions aient lieu, par exemple, la nécessité d’un nombre minimum de personnes pour légitimer une séance. En général, ces réunions font l’objet d’un compte rendu formel auquel il est fait référence lors des réunions de travail ultérieures.
En tant que président, vous pouvez prendre les mesures suivantes pour assurer le succès de ces réunions :
- Diriger la discussion d’un point à l’autre.
- Maintenir les objectifs de la réunion en recentrant les membres pour éviter qu’ils ne s’éloignent de l’ordre du jour principal.
- Déterminer si des progrès ont été accomplis pour remédier aux éventuels goulets d’étranglement.
- Faire la lumière sur tout malentendu.
- Aider le secrétaire si nécessaire.
- Contrôler la réunion de travail pour s’assurer qu’elle se déroule dans les délais prévus.
- Mettre en évidence les points essentiels de la réunion.
- Fixer la date et l’heure de la prochaine réunion de travail.
- À la fin de la réunion, remercier tous les membres pour leur contribution.
2. Réunions informelles
Ces types de réunions ne suivent pas les règles conventionnelles comme les réunions formelles ci-dessus. La plupart des discussions ou des séances de remue-méninges ne sont pas strictes et, dans la plupart des cas, ne nécessitent pas la rédaction d’un procès-verbal. Elles sont courantes entre les chefs d’entreprise qui souhaitent délibérer sur des questions particulières telles que les rapports d’avancement.
Toutefois, pour tirer profit de ces réunions, vous devrez peut-être.. :
- Élaborer un plan pour chaque réunion.
- Préparer les membres à l’avance en les informant de l’imminence d’une réunion ; en outre, leur communiquer l’ordre du jour de la réunion.
- Chercher à comprendre de manière constructive les préoccupations des membres et leur donner l’occasion d’exprimer leur point de vue.
- Obtenez, si possible, un retour d’information positif de la part des participants.
- Expliquez aux membres les attentes ou les normes requises.
- Examinez les problèmes spécifiques qui empêchent l’amélioration.
- Évaluez ce qui peut être réglé.
- Faites un remue-méninges et mettez-vous d’accord sur les objectifs SMART et les actions de suivi susceptibles d’améliorer la situation.
- Élaborer un plan d’amélioration.
- Terminez la réunion de travail sur une note optimiste mais réaliste.
Gestion des appels, conférences, réunions vidéo HD et messagerie d’équipe en une seule solution collaborative.
3. Réunions sur l’état d’avancement du projet ou réunions de mise à jour
Ce type de réunion est généralement organisé pour déterminer avec précision l’état d’avancement d’un projet en cours. Ces réunions se déroulent entre le chef de projet, les facilitateurs et les employés impliqués dans la tâche en question.
Lors de ces réunions, chaque participant est généralement encouragé à donner son point de vue et à faire part des difficultés rencontrées.
Cela permet aux chefs de projet de
- d’être au courant des mises à jour des tâches
- Déterminer l’état du budget
- Mettre à jour l’état du calendrier
- Identifier la portée/la mise à jour de la qualité
- Déterminer les problèmes anticipés ou en cours
- Résoudre les problèmes initiaux
- Fixer de nouveaux objectifs
- et déterminer la meilleure façon d’aller de l’avant.
En tant que chef de projet ou animateur, vous pouvez garantir l’efficacité de ces réunions en mettant en œuvre la stratégie BLISS.
La stratégie BLISS est la suivante :
B – Être efficace
En procédant ainsi, vous vous assurez que le temps de chacun est respecté, ce qui leur permet de se concentrer sur la tâche immédiate.
Voici quelques-unes des techniques que vous pouvez utiliser
- Assigner aux membres des tâches fastidieuses et à forte intensité de temps en guise de devoirs afin d’éviter de parcourir des documents et des rapports au cours d’une réunion d’affaires.
- N’inviter que les membres les plus importants à une réunion.
- Disposer d’un chronométreur pour avertir les membres du temps restant dans chaque ordre du jour.
- Des techniques de facilitation telles que la documentation simultanée pour permettre un développement rapide des idées et du contenu.
L – Regarder en arrière : Regarder vers l’avant
Il s’agit de prévisualiser une période immédiatement passée et une période immédiatement à venir pour permettre à votre équipe de se concentrer sur l’état d’avancement d’un projet.
Pour mettre en œuvre cette technique, vous pouvez envisager de
- produire un plan de projet qui met l’accent sur les besoins immédiats du projet
- mettre en évidence les principales réalisations du calendrier d’un projet
- résumer les activités importantes qui ont contribué à l’état actuel du projet
- Demander aux membres de l’équipe et aux responsables de se préparer à faire face à des défis ou à des problèmes potentiels.
S – Simplifier l’ordre du jour
Pour que les réunions soient courtes et efficaces, l’ordre du jour doit être cohérent et simple. Vous pouvez y parvenir en indiquant précisément ce qui sera traité lors de chaque réunion de mise à jour. En outre, distribuez l’ordre du jour de la réunion suffisamment tôt aux membres pour qu’ils puissent s’y préparer.
S – Rester concentré
Pour éviter de vous écarter du sujet, vous devez veiller à ce que les membres de votre équipe restent concentrés.
Pour ce faire, vous pouvez
- Désigner une personne chargée de signaler si une réunion commence à s’éloigner du sujet.
- Créer des règles spécifiques pour maintenir la concentration de l’équipe.
- Utiliser un chronomètre pour discuter de questions qui ne figurent pas dans le programme.
- Classer les questions hors sujet en vue d’une discussion ultérieure
- Demander si les questions soulevées peuvent être discutées en dehors de la réunion.
N’oubliez pas que vous pouvez utiliser des diapositives PowerPoint pour impressionner votre auditoire et permettre une meilleure compréhension. En effet, elles permettent des présentations attrayantes en incorporant des aides visuelles qui maintiennent l’attention de l’auditoire.
4. Réunions de planification
Votre organisation aura souvent besoin de ce type de réunion d’affaires pour permettre sa croissance et rallier ses membres au soutien et à la mise en œuvre de plans de développement. Il peut s’agir, entre autres, de la planification d’un projet, d’une feuille de route pour un produit ou d’une campagne. Il existe de nombreuses applications de planification d’entreprise. Elles aident les personnes à gérer cette partie cruciale d’un projet.
Elles impliquent principalement une équipe déjà constituée et quelques experts qui peuvent être recrutés pour apporter une expérience ou des connaissances spécifiques.
Ces réunions sont généralement présidées par un facilitateur externe ou un chef de projet et exigent des membres de l’équipe qu’ils participent activement aux discussions.
Leur objectif premier est d’accomplir le travail. Les relations personnelles ne sont donc pas très importantes – les individus peuvent apprendre à se connaître au fil du temps.
L’une des particularités de ces réunions est qu’elles ne sont généralement pas régies par des règles spécifiques et qu’elles ne suivent pas de rituels particuliers. La plupart du temps, la réunion est consacrée à l’élaboration d’un plan.
Elles se déroulent généralement au début du cycle de vie d’un projet, ce qui les rend intéressantes et mérite d’être compris.
Pour présider efficacement une telle réunion, vous pouvez
- Commencer par expliquer aux membres les objectifs généraux de la réunion.
- Analyser le scénario existant et formuler les détails de la planification
- Examiner le contenu du plan et confirmer son développement.
5. Réunions d’affaires sur la cadence de gouvernance
En tant que PDG ou dirigeant d’entreprise, vous aurez besoin de ce type de réunion pour élaborer les décisions stratégiques et de surveillance de votre entreprise. Les revues stratégiques trimestrielles et les réunions du conseil d’administration en sont des exemples.
Elles suivent un format formel et sont généralement présidées par un haut représentant de l’entreprise. Les membres sont autorisés à exprimer librement leur point de vue sur la gouvernance et sur ce qu’ils jugent essentiel pour l’organisation. En outre, ils délibèrent sur les défis et les projets en cours.
Comment mener ces réunions ?
- Communiquer l’ordre du jour de la réunion à l’avance pour que les membres puissent s’y préparer.
- Informer personnellement chaque membre de ce qui va être discuté afin d’éviter les surprises.
- Organiser un processus de vérification pour permettre aux membres de se débarrasser de toute distraction et d’être attentifs à ce qui se passe. Permettez à chaque membre de s’exprimer, un par un.
- Faites part aux membres de vos préoccupations d’ordre administratif. Par exemple, la durée de la réunion, entre autres détails.
- Ajoutez quelques points au plan existant si nécessaire.
- Faites un remue-méninges sur chaque point de l’ordre du jour en utilisant un processus de prise de décision intégré.
- Terminer la réunion par une réflexion finale qui permettra d’améliorer les réunions à venir.
6. Réunions sur l’innovation
De temps à autre, votre organisation aura besoin de nouvelles idées pour se développer. Heureusement, ces types de réunions d’affaires peuvent s’avérer utiles dans de telles situations. Elles permettent de rassembler un nombre suffisant d’idées, parmi lesquelles vous pouvez filtrer pour identifier les plus appropriées.
Au début, ces réunions peuvent sembler obscures pour les membres de votre équipe, mais elles sont cruciales pour la croissance et la survie de votre entreprise. En effet, elles donnent à votre organisation la possibilité d’essayer quelque chose de nouveau.
Vous pouvez utiliser les conseils suivants pour tirer profit d’une réunion sur l’innovation :
- Fixez des objectifs clairs en élaborant un ordre du jour solide pour la discussion afin de minimiser les pertes de temps.
- Récapituler la réunion précédente afin de résoudre les éventuelles erreurs de communication et d’améliorer la rétention des informations.
- Identifier une approche nouvelle ou repensée d’un problème.
- Préparer le terrain et générer un flux d’idées
- Partager librement les idées avec les participants, sans jugement
- Exploiter les différentes perspectives des membres
- Faire un remue-méninges et évaluer les idées présentées
- Impliquer les parties prenantes pour garantir un suivi.
7. Réunions de renforcement de l’esprit d’équipe
Pour instaurer une collaboration efficace entre vos équipes, il est essentiel d’organiser de temps à autre des réunions d’affaires. Elles permettent de développer des relations personnelles entre vos employés, ce qui peut soutenir ou encourager la croissance et le progrès de votre organisation.
Les sorties d’entreprise ou les activités destinées à l’ensemble de l’organisation ou des départements de l’équipe, qui offrent des possibilités de socialisation, en sont des exemples.
Pour que la réunion de team building soit fructueuse, il faut
- Préparer l’ordre du jour de la réunion à l’avance afin d’identifier les objectifs et les priorités
- Demander l’avis de certains membres sur les points à inclure dans l’ordre du jour
- Pimenter la session en y incorporant des activités amusantes. Par exemple, célébrer quelque chose, organiser un exercice de renforcement de l’esprit d’équipe, inviter des conférenciers ou apporter de la nourriture, entre autres activités.
- Laisser du temps à l’engagement spontané et à la créativité
- Collaborer à des activités particulières, par exemple travailler avec les équipes pour parvenir à une décision spécifique ou résoudre un problème spécifique.
- Alléger la réunion
- Assurer le suivi des mesures à prendre et veiller à ce que les participants respectent leurs engagements.
- Être un leader modèle en ne baissant pas la garde
8. Réunions de résolution des problèmes
Les problèmes font partie intégrante de la gestion d’une entreprise. Pour les résoudre, vous serez peut-être amené à organiser des conférences afin de discuter de la marche à suivre.
Ce type de réunion d’affaires est organisé avec des objectifs spécifiques en fonction des questions en jeu.
Elles permettent aux membres de l’équipe de discuter et d’analyser les réponses possibles au problème existant.
Pour garantir le succès de ces réunions, vous pouvez suivre les étapes suivantes :
- Définir précisément les objectifs de la réunion ou le problème à résoudre
- Déterminer et hiérarchiser les contraintes et les exigences des solutions potentielles.
- Permettre aux participants d’exprimer leurs idées et d’envisager les solutions les plus appropriées.
- Poser des questions, faire un brainstorming sur les réponses fournies, combiner les idées et analyser de près les meilleures solutions.
- Se mettre d’accord sur une solution spécifique ou donner au propriétaire ou au directeur de l’entreprise la possibilité d’avoir le dernier mot.
9.Réunions de travail avec prise de décision
La gestion d’une entreprise prospère nécessite de prendre des décisions de temps à autre. Pour prendre une décision importante, vous devez obtenir l’avis des différents groupes ou membres de votre organisation, ce qui nécessite ce type de réunion de travail.
De telles décisions peuvent nécessiter plusieurs réunions de prise de décision en miniature pour permettre aux membres de collecter les informations pertinentes, d’élaborer des solutions et de délibérer sur la meilleure façon d’avancer.
L’un des principaux inconvénients de ce type de réunion est qu’il peut prendre beaucoup de temps.
C’est pourquoi, en tant que responsable, vous pouvez intégrer les étapes suivantes pour faciliter le processus :
- Examiner tous les détails essentiels fournis par le plus grand nombre possible de parties prenantes afin d’identifier les solutions les plus appropriées.
- Élaborer et analyser les solutions possibles
- Impliquer tout le monde dans l’examen des solutions les plus appropriées.
Réflexions finales
Comme vous pouvez le constater, les réunions d’affaires jouent un rôle essentiel dans le bon fonctionnement des organisations. C’est pourquoi, en tant que dirigeant d’entreprise, vous devez vous familiariser avec chacune d’entre elles afin de comprendre comment les mener efficacement. Les conseils mentionnés ci-dessus peuvent vous être d’une grande aide.
Publié le 12 Déc, 2023
