Pour être prospère et réussir, il est admis qu’une entreprise, qu’il s’agisse d’une TPE ou d’un grand compte, doit pouvoir compter sur une communication efficace. Ce qui est moins facile à appréhender de nos jours, ce sont les canaux de communication à privilégier pour une communication digitale et/ou globale réussie.
Par exemple, vous préférez peut-être utiliser le courrier électronique et les outils d’e-mailing pour communiquer des décisions stratégiques, relatives, par exemple, à votre stratégie marketing. Mais que faire si ce type d’information est plus facile à digérer lors de réunions en face à face ? Comment adapter vos messages aux types de communication préférées de vos interlocuteurs ?
Vous devez identifier les canaux de communication qui conviennent à votre message. Bonne nouvelle : une fois que vous avez décidé ce que vous voulez dire à votre équipe, vous pouvez identifier les meilleurs canaux pour ces communications en quelques étapes simples.
Dans cet article, nous examinerons les points suivants.
- Canaux de communication : définition
- Comment choisir les bons canaux de communication
- 5 exemples de canaux de communication
- Les 3 meilleurs outils de communication pour les petites entreprises
🔍 Contrairement à ce qu’on pourrait penser, l’essor des messageries instantanées et les visioconférences ne suffisent pas à remplacer les appels téléphoniques. Découvrez notre étude sur les préférences de communication des Français.
Canaux de communication : définition
Les canaux de communication désignent les moyens de communication par lesquels vous pouvez envoyer un message à un public cible (en BtoB comme en BtoC, auprès de prospects ou de nouveaux clients comme dans le cadre de stratégies de fidélisation).
Par exemple, les appels téléphoniques, les SMS, les e-mails et e-mailing, les vidéos, la radio et les médias sociaux sont tous des types de canaux de communication.
Dans une entreprise, les canaux de communication permettent aux informations de circuler efficacement. En cas de défaillance d’un canal, comme une panne de téléphone, le risque pour vos employés et vos clients est d’être mal informés ou laissés dans l’ignorance.
Des canaux de communication efficaces contribuent ainsi à améliorer la productivité et vous aident à prendre de meilleures décisions en équipe.
Voici quelques autres façons d’utiliser les canaux de communication.
- Recevoir et envoyer des messages importants
- Répondre aux questions de votre équipe en temps réel
- Lancer des discussions qui encouragent les membres de l’équipe à communiquer entre eux
- Partager rapidement du matériel comme des fichiers de présentation et des documents importants
Les canaux de communication sont généralement classés en communications orales et écrites. Au sein de ces catégories, les canaux de communication peuvent être formels, informels ou non officiels.
Exemple de canal de communication formel : une présentation partagée lors d’une réunion pour fournir aux employés une idée claire des objectifs de l’entreprise en matière de stratégie de communication sur le site internet et les médias traditionnels.
Les communications informelles, quant à elles, peuvent inclure des discussions de groupe sur des questions liées au travail, via différents canaux de communication en interne ou de type social media professionels (comme LinkedIn).
Enfin, les canaux de communication non officiels désignent n’importe quel moyen que les membres de l’équipe utilisent en dehors des heures de travail pour discuter de sujets divers et variés (via les réseaux sociaux comme TikTok par exemple), pas forcément liés au travail.
Comment choisir les bons canaux de communication
Il est tentant de communiquer par le biais d’autant de canaux de communication que possible : pourtant, la plupart des entreprises gagneraient à adopter une approche plus calculée et plus réfléchie pour aborder leurs outils de communication.
Vous trouverez ci-dessous quelques éléments à prendre en compte avant de sélectionner un canal de communication pour vos messages professionnels.
1. Familiarisez-vous avec votre équipe
Cela peut sembler évident, mais le choix des canaux de communication dépend largement des préférences de votre équipe. Qui sont ses membres et quels canaux utilisent-ils ? Préfèrent-ils les appels téléphoniques, les SMS ou une autre forme de communication ?
Vous pouvez le découvrir en réalisant une enquête sur l’engagement des employés ou en utilisant des applications mobiles pour favoriser l’engagement des employés. En sachant où votre équipe se trouve, vous pourrez vous assurer que vous utilisez les bons canaux de communication pour lui parler.
2. Considérez votre message
Le type de message est un autre élément que vous devez prendre en considération dans votre stratégie de communication.
Posez-vous les questions suivantes.
- L’information est-elle formelle ou informelle ?
- Comprend-elle des éléments visuels ou du texte ?
- Le message est-il urgent ou accessoire ?
- Doit-il être facile à retrouver par la suite ?
Ensuite, déterminez les canaux de communication appropriés à utiliser. Si, par exemple, vous devez faire une présentation, vous pouvez utiliser un logiciel de vidéoconférence doté d’une fonction de partage d’écran afin de partager différents types de documents de référence.
Par exemple, RingCentral Video vous permet de partager votre bureau (ou n’importe quel écran) lors d’une réunion vidéo.
3. Examinez votre budget
Votre budget influencera également votre choix de canaux de communication, car vous devrez investir de l’argent pour faire passer votre message.
Posez-vous la question suivante : le canal de communication est-il abordable compte tenu du budget global de votre entreprise ? Quels sont les outils disponibles pour chaque canal ? Si vous comptez utiliser plusieurs moyens de communication pour votre entreprise, combien d’argent êtes-vous prêt à investir ces différents canaux de communication ?
5 exemples de canaux de communication
1. Courriel / e-mail
Parmi les canaux de communication écrite pour les entreprises, le courrier électronique reste l’option la plus populaire. Grâce à l’e-mailing, vous pouvez faire passer votre message en un clin d’œil. Si vous envoyez quelque chose que vous souhaitez pouvoir retracer ou consulter ultérieurement, les e-mails sont une bonne option car ils peuvent être stockés dans une boîte de réception. Le problème, c’est que les employés sont inondés d’e-mails tous les jours et qu’ils peuvent facilement passer à côté de messages importants.
Essayez donc une approche plus souple :
Quand utiliser le courrier électronique ? Lorsque vous devez transmettre un document sensible ou conserver un enregistrement permanent des communications.
ULes e-mails sont pratiques, mais ne vous fiez pas trop à la communication digitale par ce biais. Les boîtes de réception ont tendance à déborder de spams (ou pourriels) : ce n’est donc pas forcément le meilleur moyen de joindre quelqu’un. Préparez toujours une solution de secours en guise de moyen de communication (comme les autres options de cette liste) !
2. La visioconférence
Autrefois du domaine de la science-fiction, les logiciels de visioconférence sont devenus un élément incontournable en entreprise.
Les gens peuvent participer à des réunions dans le monde entier, qu’il s’agisse d’une réunion en tête-à-tête ou d’une réunion rassemblant simultanément un grand nombre de participants, parfois quelques centaines.
Ce canal de communication est également mis en avant dans certains secteurs comme la santé : les professionnels de la santé utilisent en effet couramment la visioconférence pour voir les patients et leur proposer un traitement à distance.
Il faut parfois un peu de temps pour s’y habituer, surtout si vos employés n’ont jamais participé à une session de visioconférence auparavant, mais en général, il est assez facile de s’y faire. Ce mode de communication est par ailleurs rentré dans nos habitudes depuis quelques années.
Quand utiliser la vidéoconférence ? Lorsque vous souhaitez communiquer des décisions stratégiques ou lancer des discussions à distance avec votre équipe.
Utilisez une solution de vidéoconférence intuitive (comme RingCentral Vidéo – découvrez une démo de son fonctionnement !) qui facilite la participation aux réunions virtuelles
3. Les appels téléphoniques
Aux côtés de la vidéoconférence, l’appel téléphonique est un excellent moyen pour communiquer des problèmes urgents et obtenir des réponses rapidement. Si vous n’avez pas besoin de supports de communication visuels pour communiquer votre message, un appel vocal est plus pratique. De plus, si la personne que vous appelez n’est pas disponible pour un contact direct, vous pouvez laisser un message vocal sans être limité à un certain nombre de caractères (comme sur les réseaux sociaux comme Twitter ou TikTok).
Cela dit, les appels téléphoniques peuvent entraîner des coûts initiaux importants, surtout si vous utilisez des lignes ou des systèmes téléphoniques traditionnels, comme un central téléphonique public (PBX), pour transférer les appels aux autres membres de votre équipe.
Si vous pensez passer beaucoup d’appels internationaux, envisagez un système téléphonique dans le cloud, un outil de communication qui vous permet de passer des appels par Internet. Là encore, RingCentral est une bonne option, d’autant que l’application (disponible également en application mobile) permet de passer des appels téléphoniques, d’organiser des visioconférences et même d’utiliser la messagerie d’équipe depuis une seule application.
Quand utiliser les appels téléphoniques ? Lorsque vous devez communiquer de façon urgente mais que vous n’avez pas besoin de procéder à une démonstration visuelle.
Utilisez une application d’appel VoIP (Voice Over Internet Protocol). Cette application vous permet de passer des appels via Internet (sans utiliser de lignes téléphoniques coûteuses) et vous évite l’acquisition de matériel nécessitant un gros investissement.
4. Messagerie instantanée (IM)
La messagerie instantanée, ou messagerie d’équipe, est idéale pour une communication simple et directe entre les équipes. Vous êtes immédiatement averti si quelqu’un vous envoie un message et vous pouvez répondre en quelques secondes. Certaines plateformes de messagerie vous permettent même de partager des fichiers et de créer des tâches dans le fil de vos messages.
Prudence toutefois, car les canaux de messagerie instantanée peuvent devenir « bruyants » si vos notifications sont activées toute la journée. Vous pouvez créer de nombreux groupes dédiés et thématiques, écrire des commentaires et lancer des discussions sur divers sujets, selon les besoins et les envies de votre équipe. Veillez donc à personnaliser vos notifications ou votre statut de disponibilité afin de ne pas être trop souvent dérangé et d’éviter de vivre ces notifications comme des spams qui nuisent à votre productivité.
Quand utiliser la messagerie ? Lorsque vous souhaitez collaborer rapidement sur un projet ou obtenir un avis informel sur le sujet qui vous préoccupe.
Utilisez un outil de messagerie d’équipe qui permet de trier facilement les discussions par sujet ou par groupe.
5. Les SMS
Les commerciaux de votre TPE sont souvent absents du bureau ? Les SMS professionnels sont un excellent moyen pour leur communiquer quelque chose d’urgent, comme de rappeler en urgence de nouveaux clients, et ce où qu’ils se trouvent.
Avec les SMS, vous n’avez en effet pas besoin d’une connexion Internet pour envoyer et recevoir des messages, et l’historique de SMS peut également être conservé et consulté en local ou dans votre base de données pour faire autorité ou preuve si nécessaire.
De plus, vous pouvez faire passer votre message sans détourner l’attention de quelqu’un puisqu’il n’a pas besoin d’ouvrir un navigateur ou de se connecter à une application. Mais les téléphones portables restent un espace personnel pour la plupart des gens, et les SMS sont donc à éviter, sauf s’il s’agit d’une information vraiment importante ou que vos équipes sont équipées de téléphones professionnels.
Quand utiliser les SMS ? Lorsque vous voulez vérifier l’état d’avancement d’un projet ou communiquer des demandes de dernière minute.
Utilisez un langage simple, clair et direct pour faire passer votre message.
Les 3 meilleurs outils de communication pour les TPE et petites entreprises
Identifier les bons canaux constitue une bonne première étape, mais vous avez également besoin des bons outils de communication pour relayer votre message sur différents supports de communication auprès de votre public cible.
Voici trois options à envisager pour une stratégie de communication efficace.
1. RingCentral
Comme nous l’avons mentionné précédemment, si vous recherchez une application de communication tout-en-un à moindre coût pour votre entreprise ou votre TPE, RingCentral pourrait être l’option idéale pour vous.
Visioconférence, appels VoIP, messagerie instantanée : vous bénéficiez de fonctionnalités incontournables et de bien plus encore, sans avoir à acheter un système téléphonique ou à télécharger des tonnes de logiciels différents.
Autre avantage à garder en tête : vous pouvez facilement passer d’un appel téléphonique à un appel vidéo au sein de l’application, en appuyant simplement sur un bouton.
En tant que plateforme UCaaS (communications unifiées en tant que service), RingCentral vous offre une expérience cohérente et unifiée sur plusieurs terminaux, quel que soit le canal de communication que vous choisissez d’utiliser à un moment donné.
L’avantage de regrouper l’ensemble de ces canaux de communication au sein d’une seule application ? Vous n’avez pas à payer plusieurs frais d’abonnement chaque mois pour différentes applications.
Prix mensuel par utilisateur : de 10.99 € à 33.99 €.
RingCentral peut vous faire faire des économies considérables grâce à ses forfaits sans engagement à l’année.
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2. Trello
Trello est une plateforme de gestion de projets visuelle qui permet aux équipes de suivre leur travail en temps réel. Elle offre un grand nombre de fonctionnalités : tableaux, cartes, listes et rappels.
L’outil permet également d’établir une communication et une collaboration avec ses équipes, notamment en situation de télétravail, pour lequel l’outil de communication propose des règles et bonnes pratiques en matière de discussions virtuelles et de réunions vidéo, pour transmettre les bonnes informations au bon moment et selon le bon moyen de communication. Il ne propose cependant pas de fonction de partage d’écran.
Le principe de base de l’outil de communication digitale repose sur une question simple : l’information est-elle urgente ? Si oui, utilisez le chatbot. Sinon, rendez-vous sur Trello !
Trello est un excellent moyen d’assurer la conduite d’un projet, bien que les listes s’allongent vite et qu’on puisse être perdus. L’outil propose des fonctions de moteurs de recherche par mots-clés , ainsi que des raccourcis clavier très utiles pour trouver ce que l’on cherche et accéder directement au contenu.
Prix mensuel par utilisateur : version gratuite disponible, version payante à partir de 5 dollars.
3. Slack
Slack est une plateforme de communication collaborative qui se présente comme le QG numérique des TPE, des PME et des entreprises qui veulent travailler plus rapidement et avec un maximum de flexibilité.
L’outil de communication permet en effet de discuter avec des collègues en temps réel, de partager des fichiers et de collaborer sur des projets. Bien qu’il ne soit pas un outil de gestion de projet à proprement parler, il peut être utilisé en complément de Trello ou d’autres outils similaires comme RingCentral.
Slack repose sur des canaux de communication, qui sont des espaces organisés pour communiquer facilement entre les services, les bureaux, les fuseaux horaires et même avec d’autres entreprises.
A noter cependant, un coût relativement élevé pour les fonctionnalités avancées qui peuvent sortir du budget des TPE, ainsi que des notifications qui peuvent être vécues comme des spams par les utilisateurs, qui déplorent également la qualité moyenne des appels vidéo. La multitude de canaux de communication n’est pas évidente non plus à gérer : les utilisateurs peuvent éprouver des difficultés à y naviguer et préférer des outils de communication plus fluides et ergonomiques.
Prix mensuel par utilisateur : version gratuite disponible, version payante à partir de 6,75 euros.
N’oubliez pas de choisir vos canaux de communication en fonction de leur efficacité pour vous
Vous avez peut-être décidé qu’un seul canal vous convenait, mais quel que soit votre objectif et votre public cible, ne vous y cantonnez pas. Expérimentez plusieurs canaux de communication pour voir ceux qui donnent les meilleurs résultats et vous offre la meilleure stratégie de communication pour atteindre vos objectifs.
Par exemple, selon l’urgence de votre message, vous pouvez utiliser la messagerie instantanée ou le chatbot, ou alors opter pour un moyen encore plus rapide comme le SMS. Mais il n’y a aucune garantie que ces canaux de communication fonctionneront mieux que, par exemple, la vidéoconférence ou les réseaux sociaux.
Prenez donc le temps de tester quelques canaux de communication, afin de savoir lesquels vous permettront d’améliorer votre stratégie de communication en interne.
En outre, quel que soit l’outil de communication choisi, assurez-vous qu’il offre plusieurs moyens de communication. Vous serez étonné de voir à quel point vos communications professionnelles seront plus efficaces et plus rationnelles, et votre communication digitale comme globale améliorées.
D’autant que les canaux de communication permettent une meilleure transparence en rendant les informations accessibles à tous les membres de l’équipe. Cela peut aider à établir la confiance et à favoriser une culture d’entreprise plus ouverte et collaborative, ce qui contribue à améliorer l’image de marque de l’entreprise auprès de son public cible et de ses parties prenantes (prospects, clients, influenceurs, etc.), en vue de leur fidélisation.
Publié le 19 Avr, 2023, mis à jour le 11 Jan, 2024
