Emergency Services Policy

POLITIQUE DES SERVICES D'URGENCE DE RINGCENTRAL

RINGCENTRAL EMERGENCY SERVICES POLICY

Operation and Limitations of the RingCentral 911 Service

This policy forms part of, and is governed by the Customer Agreement and/or the RingCentral Terms of Service, as applicable. Terms used herein but not otherwise defined shall have the meanings ascribed to them in the Agreement or the Terms of Service.

RingCentral provides access to emergency calling services, allowing most RingCentral users to access either basic 911 or Enhanced 911 (E911) service. RingEX users with a Digital Line, using IP Desk Phones or Softphones, can dial 911 directly from their IP Desk Phones or Softphone. VIRTUAL EXTENSIONS AND MOBILE USERS WITHOUT A DIGITAL LINE CANNOT COMPLETE 911 CALLS. Emergency calling services work differently than you may have experienced using traditional wireline or wireless telephones. Your access may differ depending on your location or the device you are using.

1. Registering Your Location

You must register the address of the physical location where you will use each Digital Line with RingCentral immediately upon activation of your End Point. This is your Registered Address. You or your Account Administrator must accurately register each individual line through your Digital Line Settings or the Administrative Portal. You must use RingCentral voice services only at the Registered Address provided for the applicable Digital Line. If you move a registered device, you must immediately update the Registered Address with the new physical location of the device with RingCentral through the Administrative Portal or in your account settings. If you do not update the Registered Address, any 911 calls made from the device may be sent to the wrong emergency response center and will not transmit your current location information to emergency responders, delaying emergency assistance to you. It may take up to ten (10) days for the address update to take effect. Customers with more than one Digital Line are solely responsible for ensuring that an accurate and up-to-date Registered Address is maintained for each Digital Line, and that their End Users are aware of how the Registered Address can be changed.

2. Service limitations

RingCentral 911 service will not function (i) in the event of an Internet or power outage; (ii) if your broadband, ISP, or RingCentral Service is suspended or terminated; (iii), with respect to only the RingCentral Mobile Application, if you do not have mobile service, as the RingCentral Mobile Application cannot send emergency calls over Wi-Fi access; and (iv) in some Global RingEX countries. It is possible that network congestion may delay or prevent completion of any 911 call. You will not be able to complete a 911 call if you move to a physical location outside the country in which your Digital Line is provided, or if you are dialing from a RingCentral number that is not a Canadian or United States number. Users uncomfortable with any of these limitations should use an alternate means of reaching 911.

3. How it Works

When you dial 911 using voice services from RingCentral within Canada, your call is directed to a National Emergency Call Center (the “NECC”). Trained operators at the NECC will request your name, location, and telephone number and attempt to reach emergency responders in your local area. Until you give the operator your phone number, and location, he/she may not be able to call you back or dispatch help to your location if the call is dropped or disconnected. If you are unable to speak, the emergency operator may not be able to send help to your location and/or call you back should the call be disconnected.

When you dial 911 using voice services from RingCentral within the United States, the RingCentral phone number and the Registered Address you have provided is sent to the local emergency center serving your location. In some areas, emergency operators have access to this information; however, in areas where only basic 911 service is available, the emergency operator answering the call may not be able to see your RingCentral telephone number or your Registered Address. You should always be prepared to provide the emergency operator with your RingCentral telephone number and Registered Address in case the call is dropped or disconnected. RingCentral does not control whether or not the emergency operator receives your telephone number and Registered Address.

In some cases, 911 calls dialed from your RingEX device within the United States cannot be directed to the local emergency response center, and are instead directed to the NECC. That might happen if there is a problem validating a Registered Address, if the Registered Address is an international location, or if the Registered Address is in an area that is not covered by the landline 911 network.

4. Mobile Applications

Calls to 911 placed through the RingCentral Mobile Application on a smartphone are automatically routed to the native dialer on the smartphone, and the call will be handled by your wireless service provider if wireless service is available. If your wireless service is unavailable, the 911 call cannot be placed. The RingCentral Mobile Application cannot place emergency calls over Wi-Fi access. Emergency dialing is not available through the RingCentral Mobile Application on tablets or other mobile devices without a native phone dialer and a wireless service plan.

In some areas, emergency operators are able to receive text messages sent to 911. Texts to 911 by RingCentral users relying on the RingCentral Mobile Application are automatically directed to the native dialer on the mobile phone, allowing you to send the text through your wireless service provider, if available. If wireless service is unavailable, the text cannot be sent. Text-to-911 is not available on tablets or other mobile devices without a native phone dialer and a wireless service subscription.

5. Notification of Employees, Guests, or Other Users

Customers must notify any employees, contractors, guests, or persons who may place calls using the Services or may be present at the physical location where the Services may be used, of the limitations of RingCentral 911 Service from your RingCentral IP phone, other equipment, or the RingCentral Softphone. Customer must affix a RingCentral-provided sticker warning that 911 services may be limited or unavailable in a readily visible place on each piece of equipment that might be used to access or use the Services.

6. Disclaimer of Liability for Emergency Call Response

Your use, and use by your employees, guests and other third parties, of RingCentral’s 911 Services are subject to the limitations described herein. The availability of certain features, such as transmission of a Registered Address or your RingCentral telephone number, depends on whether local emergency response centers support those features, and other factors outside of RingCentral’s control. RingCentral relies on qualified third parties to assist us in routing 911 calls and text messages to local emergency response centers and to the NECC. RingCentral does not have control over local emergency response centers, the NECC, emergency responders, or other third parties. RingCentral disclaims all responsibility for the conduct of local emergency response centers, the NECC, third parties engaged by Customer to facilitate address updates, and all other third parties involved in the provision of emergency response services. To the extent permitted by applicable Law, you hereby release, discharge, and hold harmless RingCentral from and against any and all liability relating to or arising from any acts or omissions of such third parties or other third parties involved in the handling of or response to any emergency or 911 call.

Customer indemnifies and holds harmless RingCentral, and any third-party provider(s) from any and all third-party claims, losses, damages, fines, or penalties arising out of: (i) Customer or its End User’s provision to RingCentral of incorrect information, including physical addresses, or failure to update a Registered Address; (ii) Customer’s failure to properly notify any person who may place calls using the Services of the 911 limitations; or (iii) the absence, failure, or outage of emergency service dialing using the Services for any reason; and (iv) the inability of any End User to be able to dial 911 or access emergency service personnel for any reason.

POLITIQUE DES SERVICES D'URGENCE DE RINGCENTRAL

Exploitation et limites du service 911 de RingCentral

Cette politique fait partie intégrante de l'Entente ou des Modalités de service de RingCentral, le cas échéant, et est régie par ceux-ci. Les termes utilisés dans le cadre du présent document, mais non définis autrement, ont la définition qui leur est attribuée dans l'Entente ou les Modalités de service.

RingCentral assure l'accès aux services d'appel d'urgence, permettant à la plupart des utilisateurs de RingCentral d'accéder soit au service 911 de base, soit au service 911 amélioré (E911). Les utilisateurs RingCentral qui disposent d'une ligne de bureau numérique, utilisant des téléphones IP ou des téléphones PC, peuvent composer le 911 directement à partir de leur téléphone IP ou de leur téléphone PC. LES EXTENSIONS VIRTUELLES ET LES UTILISATEURS DE TÉLÉPHONES PORTABLES SANS LIGNE NUMÉRIQUE NE PEUVENT PAS COMPLÉTER LES APPELS 911. Les services d'appel d'urgence fonctionnent différemment de ceux que vous avez pu utiliser avec des téléphones filaires ou sans-fils traditionnels. Votre accès peut varier en fonction de votre emplacement ou de l'appareil que vous utilisez.

1. Enregistrement de votre emplacement

Vous devez enregistrer auprès de RingCentral l'adresse de l’emplacement physique où vous utiliserez chaque Ligne numérique et ce, dès l'activation de votre Terminal. Il s’agit de votre Adresse enregistrée. Vous ou votre Administrateur de compte êtes tenus d'enregistrer précisément chaque ligne individuelle par le biais de vos paramètres de ligne numérique ou du Portail administratif. Vous devez utiliser les services voix de RingCentral exclusivement à l'Adresse enregistrée fournie pour la Ligne numérique concernée. Si vous déplacez un appareil enregistré, vous devez immédiatement mettre à jour l'Adresse enregistrée en indiquant le nouvel emplacement physique de l'appareil sur le Portail administratif ou dans les paramètres de votre compte. À défaut de mettre à jour l'Adresse enregistrée, tout appel au 911 effectué à partir de l'appareil peut être envoyé au mauvais centre d'intervention d'urgence et ne transmettra pas les informations relatives à votre position actuelle aux intervenants d'urgence, retardant ainsi les secours d'urgence. La mise à jour de l'adresse peut prendre jusqu'à dix (10) jours. Les clients disposant de plus d'une ligne numérique ont l’entière responsabilité de veiller à ce qu'une Adresse enregistrée précise et à jour soit maintenue pour chaque Ligne numérique et que leurs Utilisateurs finaux soient informés de la manière dont l'Adresse enregistrée peut être modifiée.

2. Restrictions à l’égard des Services

Le service 911 de RingCentral ne fonctionnera pas (i) en cas de panne d’Internet ou d’une panne de courant ; (ii) si votre service à large bande, FAI, ou le service RingCentral est suspendu ou résilié ; (iii) en ce qui concerne l'Application mobile RingCentral, et uniquement concernant cette dernière, si vous ne bénéficiez pas d'un service mobile, car l'Application mobile RingCentral ne peut pas envoyer d'appels d'urgence via un accès Wi-Fi ; et (iv) dans certains pays du Bureau Mondial. Un encombrement du réseau peut retarder ou empêcher l'exécution d'un appel au 911. Vous serez incapable de composer le 911 si vous déménagez à l'extérieur du pays dans lequel votre Ligne numérique est fournie, ou si vous composez à partir d’un numéro de RingCentral qui n'est pas un numéro canadien ou américain. Les utilisateurs qui ne sont pas à l'aise avec l'une de ces contraintes doivent utiliser un autre moyen pour joindre le 911.

3. Comment cela fonctionne

En composant le 911 à l'aide des services voix de RingCentral au Canada, votre appel est dirigé vers un Centre National d’Appels d’Urgence (le « CNAU »). Des opérateurs qualifiés du CNAU vous demanderont votre nom, votre emplacement et votre numéro de téléphone et tenteront de joindre les intervenants d'urgence de votre région. Jusqu’à ce que vous ayez donné votre numéro de téléphone et votre emplacement à l'opérateur, il est possible qu’il/qu’elle soit incapable de vous rappeler ou de vous faire parvenir de l'aide si l'appel est interrompu ou déconnecté. Si vous n’êtes pas en mesure de parler, il est possible que l’opérateur ne puisse pas vous envoyer de l'aide et/ou vous rappeler si l'appel est coupé.

Quand vous composez le 911 en utilisant les services voix de RingCentral aux États-Unis, le numéro de téléphone RingCentral et l'Adresse enregistrée que vous avez fournie sont envoyés au centre d'urgence local correspondant à votre emplacement. Dans certaines régions, les opérateurs d'urgence peuvent avoir accès à ces informations; cependant, dans les régions où seul le service 911 de base est disponible, l'opérateur d'urgence qui répond à l'appel risque de ne pas pouvoir visualiser votre numéro de téléphone RingCentral ni votre Adresse enregistrée. Vous devez toujours être prêt à fournir à l'opérateur d'urgence votre numéro de téléphone RingCentral et votre Adresse enregistrée au cas où l'appel serait interrompu ou déconnecté. RingCentral ne contrôle pas la réception par l'opérateur d'urgence de votre numéro de téléphone RingCentral et de votre Adresse enregistrée. Dans certains cas, les appels au 911 effectués à partir de votre appareil Bureau RingCentral aux États-Unis ne peuvent pas être dirigés vers le centre d'intervention d'urgence local, mais sont plutôt dirigés vers le CNAU. Cette situation peut se produire en cas de difficulté à valider une Adresse enregistrée, si l'Adresse enregistrée est un lieu international ou si l'Adresse enregistrée se trouve dans une région qui n'est pas couverte par le réseau 911 fixe.

4. Applications mobiles

Les appels au 911 effectués à partir de l'Application mobile RingCentral avec un téléphone intelligent sont automatiquement acheminés vers le composeur intégré du téléphone intelligent, et l’appel sera traité par votre fournisseur de services sans fil si le service sans fil est disponible. Si le service sans fil n'est pas disponible, l'appel au 911 ne sera pas acheminé. L'Application mobile RingCentral ne permet pas d’effectuer d'appels d'urgence en utilisant un accès Wi-Fi. Il est impossible de composer un numéro d’urgence au moyen de l'Application mobile RingCentral sur les tablettes ou autres appareils mobiles ne détenant pas de composeur téléphonique intégré et d’abonnement à un service sans fil.

Dans certaines régions, les opérateurs d'urgence peuvent recevoir les messages textes envoyés au 911. Les messages textes envoyés au 911 par les utilisateurs de RingCentral s’appuyant sur l'Application mobile RingCentral seront automatiquement dirigés vers le composeur intégré du téléphone portable, ce qui vous permettra de transmettre un message texte par l'intermédiaire de votre fournisseur de services sans fil, si le service sans fil est disponible. Si le service sans fil n'est pas disponible, le message texte au 911 ne pourra pas être envoyé. Il est impossible d’envoyer un message texte au 911 au moyen de l'Application mobile RingCentral sur les tablettes ou autres appareils mobiles ne détenant pas de composeur téléphonique intégré et d’abonnement à un service sans fil.

5. Notification des employés, invités ou autres utilisateurs

Les clients sont tenus d'informer tout employé, entrepreneur, invité ou personne pouvant faire des appels en utilisant les Services ou pouvant être présent sur le lieu physique où les Services peuvent être utilisés, des limites du service 911 de RingCentral à partir d'un téléphone IP, d'un autre équipement ou d'un téléphone PC. Le client doit apposer l’autocollant fourni par RingCentral à un endroit bien visible sur chaque pièce d'équipement pouvant être utilisée pour accéder aux Services ou utiliser les Services afin d’avertir que les Services 911 risquent d'être limités ou non disponible.

6. Exclusion de responsabilité pour la réponse aux appels d'urgence

Votre utilisation, et l'utilisation par vos employés, invités et autres tiers, des Services 911 de RingCentral sont assujetties aux limitations décrites dans le présent document. La disponibilité de certaines fonctions, telles que la transmission d'une Adresse enregistrée ou de votre numéro de téléphone RingCentral, dépend, entre autres, de la capacité des centres locaux d'intervention d'urgence à supporter ces fonctions, ainsi que d'autres facteurs indépendants de la volonté de RingCentral. RingCentral fait appel à des tiers qualifiés pour nous aider à acheminer les appels au 911 et les messages textes vers les centres locaux d'intervention d'urgence et vers le CNAU. RingCentral n’a aucun contrôle sur les centres locaux d'intervention d'urgence, le CNAU, les intervenants ou autres tiers. RingCentral se dégage de toute responsabilité quant à la conduite des centres locaux d'intervention d'urgence, du CNAU, des tiers engagés par le Client pour faciliter la mise à jour des adresses, et de tous les autres tiers impliqués dans la fourniture de services d'urgence. Dans la mesure permise par la loi applicable, vous libérez, déchargez et dégagez par les présentes RingCentral de toute responsabilité relative à ou découlant de tout acte ou omission de ces tiers ou d'autres tiers impliqués dans le traitement ou la réponse à un appel d'urgence ou au 911.

Le client indemnise et dégage RingCentral et tout fournisseur tiers de toutes les réclamations, pertes, dommages, amendes ou pénalités de tiers résultant de: (i) La fourniture par le Client ou son Utilisateur final à RingCentral d'informations incorrectes, y compris les adresses physiques, ou l'échec de la mise à jour d'une adresse enregistrée; (ii) le défaut du Client de dûment informer toute personne pouvant effectuer des appels en utilisant les Services au sujet des limitations du 911 ; ou (iii) l'absence, l’échec ou l'interruption de la composition des services d’urgence en utilisant les Services pour quelque raison que ce soit; et (iv) l'incapacité de tout Utilisateur final à pouvoir composer le 911 ou à joindre le personnel du service d'urgence pour quelque raison que ce soit.